Euroopan Unionin tietosuoja-asetus (GDPR) määrittää tarkasti henkilötietojen käsittelyä. Yksi vaatimuksista on määritellä käsittely kirjallisesti osana hankintasopimuksia. Koodia Suomesta ry on yhteistyössä lakitoimisto Bird & Birdin kanssa laatinut mallisopimuspohjan henkilötietojen käsittelystä.
Mallipohjasta on tehty versiot suomeksi ja englanniksi, molemmat Koodia Suomesta ry:n jäsenten käytettävissä ilmaiseksi.
Mallipohjan on laatinut Asianajotoimisto Bird & Bird. Bird & Bird on kansainvälinen asianajotoimisto, joka avustaa asiakkaitaan 28 eri toimistosta käsin 19 eri maassa. Kaupalliset sopimukset ja IT-alan juridiikka -asiantuntijaryhmä tarjoaa asiakkaille integroitua ja ensiluokkaista palvelua niin kotimaassa kuin kansainvälisesti. Ryhmän sisällä toimivat myös kansainvälisesti tunnustetut teknologia ja kommunikaatio- sekä tietosuoja ja yksityisyyden suoja -ryhmät.
Mallipohja on tarkoitettu ainoastaan Koodia Suomesta ry:n jäsenten käyttöön, eikä sitä saa jakaa eteenpäin muille osapuolille, kuten yhteistyökumppaneille. Mallipohjan laadinnassa Koodia Suomesta ry:n jäsenistöä edustivat Janne Kalliola Exovelta, Tuomas Mikkola Silverbucketilta ja Sami Herrala 9Solutionsilta.
Mallipohja soveltuu tilanteisiin, joissa sopimuksen toinen osapuoli on tietosuojasääntelyn mukainen henkilötietojen rekisterinpitäjä ja toinen henkilötietojen käsittelijä.
Mallipohja on laadittu standardimuotoiseksi, joten siinä ei ole otettu huomioon yksittäisten jäsenten, tuotteiden tai palveluiden erityispiirteitä. Käytännössä on tärkeää katsoa aina sitä sopimuskokonaisuutta, johon mallipohja tulee liitteeksi, ja tehdä tarvittavat muokkaukset tapauskohtaisesti. Pohja sisältää seikkaperäiset ohjeet ja erilaisia vaihtoehtoja, jotta voit ottaa oman yrityksesi tarpeet huomioon parhaalla mahdollisella tavalla.
Mikäli olet Koodia Suomesta ry:n jäsen, olet saanut tarkemmat käyttöohjeet ja pääsyn mallipohjaan sähköpostilla. Lisäohjeita ja vertaistukea on tarjolla Slack-yhteisössämme #gdpr-kanavalla. Mikäli et ole vielä jäsen, lue lisää yhdistyksestämme ja jäsenyyskriteereistä, ja liity jäseneksi.