Koodia Suomesta ry hallituksen kokous 6.3.2020

Läsnä:
Janne Kalliola
Antti Järvinen
Miikka Kostian
Jarkko Malinen
viestintävastaava Laura Mänki

Kokous avattiin 12.01

Uudet jäsenet

Hyväksytään Betta Digital

Eronneiden (jäsenmaksun maksamatta jättäneet) käsittely

Laadittu lista vuoden aikana eronneista
Laadittu lista eronneiksi todetuista (jäsenmaksun maksamatta jättäminen)
- Hyvitetään Holvissa avoinna olevat laskut kirjanpidon saattamiseksi ajantasaiseksi
Poistetaan eronneet ja eronneeksi todetut jäsenet WordPressista ja jäsenlistasta (Satu)
Ilmoitetaan sähköpostitse eronneeksi todetuille, muttei erikseen julkaista listaa (Satu)
- “Tervetuloa uudelleen, Verkkokaupan kautta”
- Kysytään samalla syitä yhdistyksestä poistumiseen

Diplomit

Uudelleenlähetys jäsenille, joiden osoitetiedot olivat vanhentuneet → joitakin lisäkuluja (Mike)
- Jäsenet kontaktoitu ja asia työn alla, Mike jatkaa selvittelyjä painon kanssa tarvittaessa
Tarjotaan jäsenistölle Slackissa mahdollisuutta ilmoittaa, jos tahtovat vastaisuudessa vastaanottaa diplominsa sähköisenä (Mike)

CRM-järjestelmäselvitys

Tutkittu tarkemmin Odoota ja Zohoa
Zoho havaittu paremmaksi yhdistykselle
- Tsekataan vielä GDPR-asiat
- Jos GDPR on ok, laaditaan suunnitelma siirtymisestä CRM:ään (Antti)

Tukijäsenyys

Jäsenistön aktivointi

Slackiin lisää keskustelua
- Pyydetty jäseniä päivittämään Slack-profiiliinsa
- Selvitetään esittäytymisbotti (Greetbot tai vastaava) -> Janne tsekkaa
  - Eivät ole toimineet halutulla tavalla muissa Slack-yhteisöissä, jätetään toistaiseksi tekemättä

Jäsenedut

Sivuston muutokset

Lauran statuskatsaus

Ensimmäinen versio viestintäsuunnitelmasta tehty ja jaettu hallitukselle
- Palaute hallitukselta Lauralle viimeistään tiistaina 10.3.
- Jatketaan työtä mittariston suhteen
- Avataan suunnitelma jäsenistölle, kun se on hyväksytty ja sisältöä avattu sen verran, että ei tarvitse olla päivittäisessä viestintäkeskustelussa hyötyäkseen dokumentista
KS-nettisivut kaipaavat uudistamista, pohjautuvat edelleen alkuperäiseen kampanjaan
- Mahdollinen tekijä löydetty jäsenistöstä, Laura käynyt keskustelut
- Laura kerää uudistustarpeet yhteen
Hallituksen aktivoitumista somessa kaivataan

Jäsenkirje

Jos et ole saanut diplomia tai osoitetiedot ovat muuttuneet, ilmoita meille
Slack-etiketti, eli kaikista jäsenistä seuraavat tiedot profiilissa
- Kuva
- “What I do” -kenttään titteli + edustamansa yrityksen/yhdistyksen nimi → helpottaa Slack-käyttäjätilien siivoamista
- Sijainti (lisätty Location-kenttä)
Ohje: mistä saan Slack-tunnukset?
Jäsenetujen kyseleminen jäsenistöltä / muistutus mahdollisuudesta
Vuosikokous, rohkaistaan jäsenistöä osallistumaan

Vuosikokous

Pidetään 28.5. kello 15-17 telcona ja mahdollisesti myös muutamassa fyysisessä paikassa
Informoidaan jäsenistöä sekä Slackissa, jäsenkirjeessä ja somessa
Janne tekee kutsun
Jarkko teettää tilinpäätöksen tilitoimistolla ja hoitaa sen tarkistukseen

Yhdistyksen kehittäminen

Soda.pl:n malli, erityisesti resurssien jakamista yritysten kesken, on hyvä
- Selvitetään mahdollinen toteutus Suomessa yhdistyksen jäsenille
- Pieni maksu yhdistykselle olisi hyvä olla, jotta voidaan kehittää ratkaisua myös tulevaisuudessa
- Selvitetään jäsenistön kiinnostusta Slackissa / Janne hoitaa
Mietitään myös laajennusta esimerkiksi digi- ja mainostoimistoille

Yhteiskunnallinen vaikuttaminen

Päätettiin kokous 13.22