Teksti perustuu 12.2.2025 pidettyyn Kehollinen viestintä – etäkohtaamisten väärinymmärretty ja hyödyntämätön resurssi -webinaarikoulutukseen.
Kirjoittajat: Elina Tapio ja Niko Ekman, kuva: Outi Pippuri
Koodia Suomesta ry:lle pidetty webinaari kehollisten ja visuaalisten resurssien hyödyntämisestä etäkohtaamisissa toi asiakastyötä tekeville sekä HR- ja johtohenkilöille uutta näkökulmaa etänä tapahtuvaan vuorovaikutukseen. Webinaarin veti Raami kehittämispalvelujen yrittäjä Elina Tapio, joka on taustaltaan kielen ja vuorovaikutuksen tutkija (FT) ja keskittynyt erityisesti visuaalisten ja kehollisten kommunikoinnin keinojen (esim. eleet ja katse) sekä tilan ja paikan rooliin etäkohtaamisissa.
Webinaarissa vieraili myös etävuorovaikutustaitojen valmentaja ja väitöskirjatutkija Jarkko Keränen. Viittomakielinen Jarkko ja Elina demonstroivat webinaarissa yhteisen vuorovaikutustilan rakentamista ja hyvää etäkommunikointia tavalla, joka tulee taatusti sen kuuluisan laatikon ulkopuolelta.
Läsnäoloa etänä – kehollisuus on hyödyntämätön resurssi
Etäkokoukset ja -kohtaamiset värittävät nykypäivän teknologiavälitteistä toimintaa. Vaikkakin näillä on monia positiivisia vaikutuksia hyvinvointiin ja liiketoimintaan, ei pidä unohtaa niiden tuomia kielteisiä ilmiöitä, kuten lisääntynyttä työn kuormittavuutta ja yhteisöllisyyden heikentymistä. Näitä kielteisiä ilmiöitä vastaan kamppailussa osaajat erottuvat edukseen myynnissä, koulutuksessa sekä yhteistyökumppanuuksien ylläpitämisessä.
Vuorovaikutustaitoja voi onneksi opetella ja niiden avulla voi tehdä etäkokouksista sujuvia ja rentoja. Omalla toiminnallamme voimme luoda kohtaamisiin vastavuoroisuutta, psykologista turvallisuutta ja läsnäoloa. Huomio tulee suunnata ongelmien ytimeen: kommunikointiin ja vuorovaikutukseen. Merkittävässä roolissa on kehollisten kommunikoinnin keinojen, kuten eleiden ja katseen, tarkoituksenmukainen käyttö.
Esimerkiksi aktiivinen kuunteleminen on konkreettista, kehollista toimintaa: se on esimerkiksi pään liikkeitä (nyökyttely), katseen suuntaamista (katseen siirtäminen ruudulla esim. chatistä muiden osallistujien kuviin) tai kasvojen ilmeitä (liike kulmakarvojen, silmien tai suun alueella). Kun satsaat näihin, satsaat samalla etätyöhön ja yhteistyökumppanien kohtaamisten laatuun.
Tunnista ja taklaa etäkohtaamisten yleisimmät ongelmat
Videovälitteiset kohtaamiset esimerkiksi Zoomissa tai Teamsissa haastavat tutkitusti työyhteisöjen vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä.
Kohtaaminen etänä ei pysty vielä pitkään aikaan korvaamaan täysin kasvokkain tapahtuvia kohtaamisia. Olennaista onkin kysyä, kuinka voimme tuoda etäkohtaamisiin mahdollisimman paljon niitä elementtejä, jotka tekevät fyysisesti samassa tilassa tapahtuvista kohtaamisista erityisiä. Ensin meidän tulee kuitenkin tunnistaa etäkohtaamisten tyypillisimmät ongelmat.
Etäkohtaamisia tutkineet kielen ja vuorovaikutuksen tutkijat ovat nostaneet esille tekijöitä, joiden vuoksi erityisesti puheenvuorojen soljuva vaihtuminen eli luontevan dialogin syntyminen on haastavaa. Yksi tunnistettu, merkittävä syy ongelmien taustalla on, että etäkohtaamisissa kehollisen viestinnän vihjeet – kuten eleiden, katseen ja pään liikkeiden tuoma informaatio – muuntuvat tai puuttuvat kokonaan.
Ajatellaanpa tilannetta, jossa perehdytetään uutta työntekijää työtehtäväänsä ja tämä uusi työntekijä tutustuu työpaikkaansa etänä. Perehdytys pelkkää ääntä käyttämällä mustien ruutujen takaa ei varmasti ole yhtä laadukas kuin kasvokkain käyty perehdytyskeskustelu, eikä tutustuminen työkavereihin tai työtehtäviin tapahdu luontevasti. Ihmiset ovat sosiaalisia eläimiä, ja meillä on luontainen tarve tulla nähdyksi, kuulluksi ja tuntea yhteenkuuluvuutta. Mikäli tiimin jäsenet eivät saa tätä joukkoon kuulumisen kokemusta, on seurauksena vähemmän viestintää ja tiimikoheesiota, mikä johtaa laajoihin ja vakaviin vaikutuksiin työhyvinvoinnissa, yhteisöllisyydessä, tehokkuudessa ja työhön sitoutumisessa.
Kolmas tunnistettu ongelma liittyy etäkokouksissa syntyvään yli- tai alivirittyneisyyden tilaan; molemmat kuormittavat kokoukseen osallistujia.
Ylivirittyneisyyden syyksi on tunnistettu mm. ylimääräinen työ, jota henkilö joutuu tekemään tulkitakseen katsetta, ilmeitä ja muita kehon liikkeitä videovälitteisessä kommunikoinnissa. Alivirittyneisyyden – suomeksi tylsistymisen – taustalla on muun muassa heikko sitoutuminen kokoustilanteen vuorovaikutukseen.
Kiinnittämällä huomiota keholliseen ja visuaaliseen kommunikointiin sekä näiden optimaaliseen välittymiseen kameroiden ja tietokonenäyttöjen kautta voimme kuitenkin taklata sekä yli- että alivirittyneisyyttä.
Nämä kolme tunnistettua ongelmaa, puheenvuorojen sujumattomuus, uuden työntekijän perehtyminen ja tutustuminen työpaikkaan sekä etäkokouksissa syntyvä kuormitus, liittyvät vahvasti keholliseen ja visuaaliseen ilmaisuun ja ilmaisun havainnointiin. Kehollista viestintää etäkohtaamisten osallistujille välittää nimenomaan kameroiden välittämä kuva.
Seuraavaksi pohdimme siis kameroihin liittyvää kuumaa kysymystä: auki vai kiinni?
Auki vai kiinni? Videovälitteisten kohtaamisten kuuma kysymys
Kun keskustellaan etäkohtaamisten vuorovaikutuksen laadusta, esille nousee kysymys kameran käytöstä: auki vai kiinni?
Kameroiden käyttämiseen näyttää työyhteisöissä vakiintuneen neljä tyypillistä periaatetta:
1. Kamerat yleensä auki: “Meillä on kokouksissa yleensä kamerat auki, ja itse pidän kameraa auki asiakasta tavatessa, vaikka hän pitäisi omansa kiinni.”
Tämän toimintatavan yhteisöt ovat todennäköisesti perustelleet itselleen kehollisen ja visuaalisen viestinnän hyödyt työyhteisölleen. Yhteinen käytäntö on yhdessä neuvoteltu, eikä siihen liity sosiaalista painetta suurempaa pakkoa.
2. Vaaditaan kamerat auki: “Minä vaadin, että ihmiset laittavat kameransa päälle. Olen tässä asiassa tiukka, koska haluan välttää ajanhukkaa (tai jokin muu perustelu).”
Jatkuva vaatimus kameroiden auki pitämisestä todennäköisesti saa osallistujilta nihkeän suhtautumisen, varsinkin jos vaatimus tulee auktoriteettiasemassa olevalta henkilöltä. Jos kameran auki pitämistä vaaditaan ilman päteviä ja ymmärrettäviä perusteluja, se voi tulla tulkituksi kontrollointina: puhuja haluaa oman egonsa vuoksi varmistaa, että onhan kaikkien huomio juuri hänessä eikä esimerkiksi sähköposteissa tai Solitairessa.
3. Kamerat yleensä kiinni: “Meillä esim. kaikki hankekokoukset menevät puhuvilla palloilla.”
Tiimit ja työyhteisöt, joissa kamerat ovat lähtökohtaiset aina kiinni, ottavat suuren riskin. Ymmärtäminen ja sosiaaliset suhteet ovat yhden kommunikoinnin keinon eli puheen varassa. Todennäköisesti heillä on puhetta ja kuulemista tukevia hyviä toimintatapoja, mutta puheeseen nojaava kulttuuri ei huomioi niitä henkilöitä, joille on luontaista ilmaista ja havainnoida viestintää nimenomaan kehollisesti ja visuaalisesti.
4. Jokainen päättää itse: “Meillä jokainen saa päättää itse kameran käytöstä. Itse toimin niin, että jos asiakkaalla on kamera kiinni, niin minäkin suljen kameran.”
Tämä neljäs ja joustava lähestymistapa yhdistetään usein moninaisuuteen. Yhteisössä pyritään siihen, että jokainen voi toimia itselleen sopivalla tavalla. Kameran käyttämiseen ei luoda minkäänlaisia paineita.
On kuitenkin hyvä pohtia, tietävätkö kaikki, mitä kameran auki tai kiinni pitämisestä seuraa. Perustuuko päätös tietoon, luuloon vai johonkin rutiiniin, joka on vain sattunut syntymään työpaikalla? Entä toimitaanko vastaavalla joustavuudella muiden kommunikoinnin keinojen kanssa työyhteisön viestinnässä, onko esimerkiksi mahdollista olla puhumatta tai kirjoittamatta?
Kolme konstia, joilla saadaan ihmiset käyttämään kameroita
Koodia Suomesta -jäsenistölle pidetyn webinaarin lopuksi keskustelimme katseen, ilmeiden, eleiden ja muiden kehollisten kommunikoinnin keinojen käytöstä. Pohdimme myös, millä tavalla voimme tukea ja kannustaa kameran auki pitämiseen silloin, kun kehollisen kommunikoinnin havainnointi ja käyttö olisi erityisen hyödyllistä. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi uuden työntekijän perehdyttäminen ja tutustuminen työpaikkaan tai aivoriihi, jossa spontaanin dialogin kannalta tarvitaan kaikki mahdolliset keinot puheenvuorojen tarjoamiseen, antamiseen ja ottamiseen.
Keskustelun lopputuloksena syntyi nämä kolme konstia, joilla saamme ihmiset käyttämään enemmän kameroita etäkohtaamisissa: 1. esimerkki, 2. nöyrä pyyntö ja 3. faktoihin pohjautuva perustelu.
1. Näytä esimerkkiä: Ihmiset muuttavat toimintaansa positiivisen esimerkin nähtyään. Kun annat itsestäsi hyvän kuvan – kirjaimellisesti –, esimerkkisi ohjaa muitakin kameran ja sen mahdollistavan kehollisen ja visuaalisen kommunikoinnin käyttöön. Jos kameran käyttöä halutaan lisätä, erityisesti johtavassa asemassa olevien henkilöiden kannattaa pitää omat kameransa auki ja optimoida kehollinen kommunikointinsa etäkohtaamisiin sopivaksi.
2. Pyydä nöyrästi: Pyydä muilta osallistujilta kameroiden välittämää vuorovaikutusta vaatimisen sijaan. Ystävällinen pyyntö kokouksen alussa, esimerkiksi “Jos teillä on mahdollisuus pitää kameroita auki, niin olisi todella kiva nähdä teitä. Minua auttaa paljon, jos voin nähdä muiden eleitä ja ilmeitä”, ei painosta, vaan antaa luvan kameran aukaisemiseen niillekin, joilla kamera on jäänyt kiinni vanhasta tottumuksesta.
3. Perustele: Uskomme, että ihmiset pitäisivät kameroita auki, jos tietäisivät, kuinka tärkeä rooli ilmeillä, eleillä, katseella, pään liikkeillä jne. on ymmärtämisen ja vuorovaikutuksen näkökulmasta. Joku tarvitsee oivalluksen “Totta, eleet ovat tärkeitä”, toinen tutkimukseen perustuvaa faktaa esimerkiksi katseen merkityksestä vuorottelulle.
Pelkkä kameran auki pitäminen ei kuitenkaan takaa parempaa vuorovaikutusta etäkohtaamisissa. On tärkeää kiinnittää huomiota kameran välittämän kuvan optimoimiseen sekä vuorovaikutusympäristön luomiseen. Se, että näytät kuvaa etäkokouksessa otsastasi ei vaikuta vuorovaikutukseen ainakaan positiivisesti. Loppuun asti mietitty kuvan rajaus yläkropasta luo ammattimaista toimintaympäristöä eli raamit yhteiselle toiminnalle.
Mitä näissä raameissa tapahtuu, on työyhteisöjen, tiimien ja jokaisen osallistujan ”työmaa.” Käsien eleitä, pään liikkeitä, katsetta ja muuta kehollista vuorovaikutusta on mahdollista muokata ja hioa soveltuvaksi videovälitteiseen kommunikointiin.
Meidän viestimme on: Älä tyydy huonoon tai keskinkertaiseen vuorovaikutukseen etäkohtaamisissa vaan kehitä osaamistasi. Juuri tällä hetkellä osaajat erottautuvat edukseen – huippuosaaminen näkyy tarkkaan hiotussa kehollisessa ilmaisussa.
Kirjoittajat
Elina Tapio
Elina Tapio on Raami kehittämispalvelujen yrittäjä ja taustaltaan kielen ja vuorovaikutuksen tutkija (FT). Hän on keskittynyt erityisesti visuaalisten ja kehollisten kommunikoinnin keinojen (esim. eleet ja katse) ja tilan/paikan rooliin etäkohtaamisissa. Etäkohtaamisissa tarvittavia käytänteitä hän kartoitti Työsuojelurahaston Mikki kiinni! -hankkeessa.
Niko Ekman
Niko Ekman on kielten aineenopettajaopiskelija Jyväskylän yliopistossa ja työskentelee työharjoittelijana Raami kehittämispalvelut Oy:llä. Maisteriopintoihin kuuluu pääaineena ruotsin kieli ja sivuaineina kasvatustieteet, historia ja viestintä.
